使用的傳統(tǒng)檔案柜管理系統(tǒng)普遍存在系統(tǒng)檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng)、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng)、檔案盤(pán)點(diǎn)操作不科學(xué)、對(duì)失效檔案管理滯后等問(wèn)題。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和條形碼技術(shù)的飛速發(fā)展，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，把RFID技術(shù)和數(shù)字檔案館建設(shè)與檔案實(shí)體的科學(xué)管理結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)一種科學(xué)高效，高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設(shè)新模式已經(jīng)成為可能。RFID技術(shù)作為一種新興的識(shí)別、物資追蹤、生產(chǎn)自動(dòng)化控制、倉(cāng)儲(chǔ)管理、鐵路車(chē)輛和貨運(yùn)集裝箱識(shí)別等。隨著RFID技術(shù)的日益成熟，使得將RFID應(yīng)用檔案管理中，有其借鑒性和可行性。
【案例】興業(yè)銀行采用RFID檔案管理應(yīng)用解決方案
基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫(kù)和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括集成RFID功能的RFID標(biāo)簽、通道門(mén)、手持終端、發(fā)卡器等設(shè)備，是中心數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息與輸出信息的重要端口。RFID讀寫(xiě)設(shè)備的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息寫(xiě)入標(biāo)簽或是將標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù);RFID手持終端是管理員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡器作用是完成發(fā)放設(shè)置館員權(quán)限卡功能。
1)人員管理： 對(duì)于館內(nèi)工作人員以及外來(lái)人員發(fā)放一張RFID門(mén)禁卡，作為出入檔案室的唯一身份標(biāo)識(shí)，RFID門(mén)禁卡采用內(nèi)嵌RFID標(biāo)簽的卡片，可在其中的RFID標(biāo)簽的存儲(chǔ)晶片中多次讀取管理員以及外來(lái)人員的基本信息，用于身份辨識(shí)與查閱權(quán)限操作等。
2)物品管理：對(duì)于需要管理的物品：檔案袋、檔案盒、密集架等。每個(gè)檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標(biāo)簽，每張標(biāo)簽作為檔案盒的唯一身份標(biāo)識(shí)。由于標(biāo)簽數(shù)量大，使用相關(guān)的RFID標(biāo)簽打印機(jī)能夠進(jìn)行大批量改寫(xiě)，操作快，方便統(tǒng)一改寫(xiě)。
在庫(kù)房檔案盤(pán)點(diǎn)時(shí)，館內(nèi)工作人員使用相關(guān)的超高頻RFID讀寫(xiě)設(shè)備進(jìn)行庫(kù)內(nèi)盤(pán)點(diǎn)。達(dá)到速度快、準(zhǔn)確率高等效果。
檔案管理信息系統(tǒng)的查詢(xún)子系統(tǒng)發(fā)出盤(pán)點(diǎn)指令，RFID手持機(jī)掃描檔案標(biāo)簽，收集存儲(chǔ)信息，并自動(dòng)返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。如對(duì)于不能匹配的信息，由管理人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，使用手持機(jī)修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場(chǎng)信息，從而完成檔案盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程不需要打開(kāi)檔案袋即可完成對(duì)整盒檔案的盤(pán)點(diǎn)。
同樣利用上述手持終端去查找一個(gè)特定檔案，查詢(xún)和核對(duì)其詳細(xì)信息。當(dāng)需要將一份檔案上架到特定位置時(shí)，需要用手持機(jī)掃描待上架的檔案rfid標(biāo)簽，然后掃描貨架儲(chǔ)位標(biāo)簽，完成檔案與儲(chǔ)位的綁定，記錄到軟件系統(tǒng)。
當(dāng)外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時(shí)， 我們提供一個(gè)小巧便捷的方式供零散檔案的登記。 庫(kù)管員或者服務(wù)大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來(lái)現(xiàn)在一個(gè)桌面式RFID 閱讀器掃描一遍，以登記到系統(tǒng)。 登記過(guò)的檔案從庫(kù)房門(mén)口的RFID通道門(mén)經(jīng)過(guò)才不會(huì)報(bào)警。
歸還時(shí)的工作流程一樣， 需要先在窗口做歸還登記，掃描RFID芯片記錄到系統(tǒng)，如庫(kù)房門(mén)口時(shí)才不會(huì)報(bào)警。否則就會(huì)異常報(bào)警。
在檔案室、閱覽室的各個(gè)開(kāi)放式門(mén)口安裝非法出庫(kù)檢測(cè)RFID通道門(mén)，后臺(tái)系統(tǒng)把需要出入庫(kù)的檔案信息(編號(hào)、RFID號(hào)、出庫(kù)類(lèi)型)推送到檢測(cè)服務(wù)，檢測(cè)服務(wù)通過(guò)通道門(mén)實(shí)時(shí)讀取標(biāo)簽號(hào)，把讀取到的標(biāo)簽號(hào)在待出庫(kù)標(biāo)簽中查詢(xún)，如果未查詢(xún)到，向后臺(tái)系統(tǒng)報(bào)告非法出庫(kù)標(biāo)簽，并聯(lián)動(dòng)通道門(mén)報(bào)警系統(tǒng)。同時(shí)檔案經(jīng)過(guò)RFID通道門(mén)時(shí)，可以實(shí)時(shí)記錄檔案的位置信息，能夠?qū)n案進(jìn)行安全控制，達(dá)到防盜和監(jiān)控的目的。
智能檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值
依靠RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準(zhǔn)確性也有了質(zhì)的提升。通過(guò)館藏清點(diǎn)，不僅能掌握準(zhǔn)確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類(lèi)別和實(shí)時(shí)位置信息，實(shí)現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務(wù)。
借助智能檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)檔案架及粘貼有RFID標(biāo)簽的檔案資料的掃描，可以對(duì)檔案進(jìn)行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統(tǒng)計(jì)特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉(cāng)庫(kù)架位分布圖融合后，可以建立出詳細(xì)的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機(jī)界面。
智能檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是RFID多項(xiàng)技術(shù)的綜合應(yīng)用，應(yīng)用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。智能檔案架的出現(xiàn)將RFID技術(shù)在檔案館中的應(yīng)用價(jià)值發(fā)揮到了最大，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的“數(shù)字化檔案館”
